契約書を製本する目的
「契約書の製本」とは、複数の枚数からなる契約書を一つにまとめ、袋とじなどの方法で体裁を整えることです。製本することは法律上の義務ではありませんが、企業間の契約書は製本をすることが慣例として定着しています。まずは契約書を製本する「目的」について確認しておきましょう。
契印を押す回数を減らす
製本すると「契印」を押す回数を減らすことができます。
契印とは、契約書のページが複数枚（2枚以上）ある場合に、それらすべてが一つの契約書であることを明確にするために押印するものです。複数ページにわたる契約書が製本されていない場合、ページとページとの間に双方の当事者でそれぞれ一つずつ契印を押す必要があります。数十枚単位の契約書の場合、契印を押すだけでもかなりの手間がかかってしまうでしょう。
一方、契約書が製本されていれば、袋とじの帯部分と表紙にまたがって契印を押すだけで済むため、作業の手間を削減できます。
改ざん・偽造を防止する
契約書の改ざんや偽造を防ぐ観点からも、製本は効果を発揮します。
契印が押された製本済みの契約書の場合、破損せずにページを抜き取ることは非常に難しくなります。
ページの一部を抜き取って別の内容に差し替える改ざんや、署名欄を差し替えることによる偽造などを防ぎ、契約書の信頼性を高めることができます。
契約書を製本する方法
契約書の製本方法はホチキスで全ページを留めて、その部分に紙の帯や製本テープを貼り付けるのが一般的です。詳しい手順を以下に解説します。
契約書をホチキスで留める
まずは印刷した契約書をまとめてホチキスで留めます。ページの順番に間違いがないよう、ホチキスで留める前に確認しておきましょう。
横書きの契約書ならホチキスは左端に留めますが、ホチキスが外れてしまうことを防ぐため、紙の端ぎりぎりに留めることは避けます。「端から5mm程度」を目安としましょう。
留める位置には特に決まりはありませんが、上部・下部の2か所を留める方法や、上部・中部・下部と3か所留める方法がよく用いられています。
帯・製本テープを貼り付ける
次に、ホチキスの針を隠すように紙の帯や製本テープでカバーします。ホチキスだけで契約書をまとめられる場合でも、前述のように契印を減らしつつ改ざん等を防ぐ観点から、紙の帯や製本テープでホチキスを隠す処理を行います。
紙の帯・製本テープを作成する手順について、以下に説明します。
紙の帯を使う場合
紙の帯を使う場合の手順は以下の通りです。
帯の作成
のり付け
帯を折って貼り付け
まずは「帯の作成」です。上図のように中心部分を他の部分より長く残して紙をカットして、帯となる紙を作成しましょう。実際に契約書に合わせて縦の長さを確認し、幅を計って3つ折りにして、帯にする紙を切り取ります。
A4の契約書を製本する場合、縦はB4サイズの縦の長さを目安にし、横幅はホチキスが隠れる長さの3倍ほどを目安としましょう。ただしページ数が多い契約書の場合、厚さの分だけ幅を大きめにカットするのがポイントです。B4サイズのコピー用紙から帯を切り取るようにすると、縦横ともカバーできます。
次に、帯の「のり付け」です。上図のように、帯の3分の1だけにのり付けをして、ホチキスを隠すように貼り付けます。
次に上図のように帯を折り返してください。その後、契約書からはみ出した部分にのり付けをして背表紙側に折り返し、貼り付けます。
製本テープ（袋とじ）の場合
製本テープの場合は、紙の帯を用意する必要がないので、紙の帯より効率的に製本できます。製本テープを使ってホチキスを隠す手順は以下の通りです。
製本テープをカットする
製本テープの剥離紙を半分はがして契約書に貼り付ける
製本テープの余った部分をカットする
残りの剥離紙をはがし、製本テープを折り返して貼り付ける
まずは製本テープのカットです。契約書の長さ（A4なら297mm）プラス3〜5センチほどで製本テープを切っておきます。
次に、製本テープを縦方向に二つ折りにして、半分だけ剥離紙をはがします。いきなり全部の剥離紙をはがしてテープを貼ると、テープにしわが入ったり、テープが契約書とずれてしまったりしがちです。最初は半分だけはがすようにしましょう。
剥離紙ではがした面でホチキスを隠すようにして、契約書の表紙側を貼り付けます。
上図のように、製本テープの余った部分を四角くカットしてから、残りの剥離紙をはがしましょう。次に紙の帯と同じ要領で製本テープを折り返し、契約書の裏表紙側のホチキスを隠すように貼り付けます。
契印を押す
最後に「契印」を押します。契印を押すことは法律で定められた義務ではなく、押印する場所についても特に決まりはありません。慣例としては、表紙または裏表紙、あるいは表紙と裏表紙の双方に契印を押印します。押印箇所は、下図のように帯や製本テープに重なるように押印するのが慣例です。
契印を押したら契約書の製本は完了です。
契印とは
契印とは、契約書に押される印章のことを指します。これは、文書の当事者がその内容に同意し、契約の成立を証明するためのものです。契印は、契約書の正式性を高め、文書の信頼性を保証する重要な役割を果たします。契約書に契印を押す行為は、古来からの伝統に基づいており、契約の正式な締結を象徴しています。
契印の由来
契印の使用は、古代から続く伝統に根ざしています。歴史的には、契約や重要な文書に印を押すことは、その文書の真正性と当事者の同意を示す方法として用いられてきました。日本においても、契印は契約書や公的文書における正式性の証として長い歴史を持ち、法的な効力を持つことが認められています。
契印を押す場所
契約書における契印の押印場所は、通常、文書の最後に位置します。契約書の当事者それぞれが、自分の名前や署名の隣に印章を押すことで、文書に対する同意と承認を示します。正確な位置や方法は、契約の種類や当事者間の合意によって異なる場合がありますが、一般的には、文書の重要な部分が全て含まれた後、署名の直後に位置づけられます。
割印との違い
割印とは、文書の二枚以上のページにまたがって押される印章のことで、契印とは異なります。割印は、文書の各ページが一連のものであることを証明し、ページの入れ替えや改ざんを防ぐために使用されます。一方、契印は契約の成立を証明するために使用されるもので、契約書の最終ページに押されることが一般的です。両者は用途が異なるため、適切な場所と方法で使用することが重要です。
製本済み契約書の取り扱いと保管方法
製本済みの契約書は、契約内容を明らかにする重要な書類です。しかし、適切な取り扱いと保管がなされなければ、その価値は半減してしまいます。
まず、製本済み契約書は湿気や直射日光を避けた場所に保管することが重要です。湿気は紙の劣化を早め、文字がにじむ原因にもなります。また、直射日光は紙の黄ばみを引き起こし、読みづらくなることがあります。理想的には、温度と湿度が大きく変化しない環境、例えば書類用の金庫や専用の保管箱が適しています。
次に、製本済み契約書の取り扱いには、手袋を着用することをお勧めします。これは、指紋や油分が書類に付着するのを防ぐためです。特に、契約書の表紙や裏表紙には、契印を押すことが一般的であり、これらの部分は特に注意して扱う必要があります。
最後に、製本済み契約書は、定期的に状態を確認し、必要に応じて保護措置を講じることが望ましいです。例えば、紙が劣化している場合はデジタル化して電子的に保管するのがよいでしょう。
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契約書を綺麗に製本する手順
契約書の製本は契約書を保護し、長期間にわたって整理しやすくするためにも役立ちます。以下の手順に従って、契約書を綺麗に製本しましょう（製本テープを用いる方法について解説します）。
製本に必要な道具を揃える
製本作業を始める前に、必要な道具を事前に準備することが大切です。ホチキスは契約書のページ数や厚みに応じて、適切なサイズと針を選びましょう。
製本テープは契約書の大きさに合わせて、余白も考慮したサイズを選ぶことが望ましいです。定規とカッターは、製本テープを正確にカットするために必要です。
ボンドは、製本テープを契約書に固定する際に使用します。これらの道具を揃えることで、製本作業がスムーズに進み、仕上がりも綺麗になります。
ホチキスで留める
契約書をホチキスで留める際は、ページを揃えてずれないように注意深く行います。
上部・下部の2か所、または上部・中部・下部の3か所を留めましょう。ホチキスを使用する際にも、ページがずれないように注意してください。
厚みを測り、貼りはじめの位置を確認する
契約書の厚みを測ることで、製本テープを貼り始める位置を正確に決めることができます。特にページ数が多い契約書については、厚みを測ったうえで製本シートの位置を決めるとよいでしょう。
定規を使用して契約書の厚みを測り、製本テープが表紙・裏表紙に均等にかかるように位置を調整します。貼り始める位置をマーキングしておくとよいでしょう。
表紙面から製本テープを貼る
製本テープは、表紙面から貼り始めるのが一般的です。
貼る前に、製本テープの表面が清潔であることを確認し、必要に応じて軽く拭き取ります。テープを貼る際は、空気が入らないように注意しながら、ゆっくりと貼り進めましょう。
この工程では、テープが波打たないように、一方向から徐々に貼っていくことがポイントです。
余った部分を折り込み裏表紙にも製本テープを貼る
表紙に製本テープを貼り終えたら、余った部分を裏表紙に向かって折り込みます。
この工程では、製本テープが契約書の端に沿ってきれいに折り込まれるように、慎重に作業を進めます。
余った製本テープを裏表紙に貼る際も、空気が入らないように注意しながら、きれいに仕上げましょう。
全体を見渡してテープの余りがないか確認する
製本作業の最後に、全体を見渡して製本テープの余りがないかを確認します。
余分な部分があれば、カッターで丁寧に切り取り、仕上げを整えます。
契約書製本の効率化と電子契約
契約書の製本は、見た目をきれいにするだけでなく、改ざん防止にも役立ちます。しかし、時間と労力がかかる作業です。
電子契約を導入すれば、製本の手間を解消して業務の効率化を図ることができます。
電子契約の導入効果を最大化するポイント～業務改善を成功させる契約管理フロー
契約書製本の時間と労力の削減
紙の契約書を作成する際には、ホチキス留め・製本テープの貼り付け・契印といった作業を一部ずつ行わなければなりません。特に契約を締結する機会が多い企業にとっては、製本による従業員の負担は大きなものとなります。
電子契約システムを導入して契約書をデジタル化すれば、製本が不要となるため、従業員の負担を大幅に軽減できます。
電子契約の導入とそのメリット
電子契約を導入すると、契約書の作成、署名、保管をすべてデジタルで行うことができます。簡単な操作で締結でき、物理的な製本や配送の必要もないため、時間的コストや費用を削減できるのが大きなメリットです。さらに、契約締結に関する操作がオンライン上に記録されるため、契約プロセスの透明性も向上します。
また、電子契約はリモートワークや分散型チームにも対応しており、地理的な制約なく迅速な契約締結が可能になります。さらに、契約書のテンプレートが多数搭載された電子契約システムを活用すれば、契約業務をいっそう効率化することができます。
紙の契約書と電子契約書の比較
紙の契約書は、長年にわたりビジネスの標準とされてきましたが、電子契約に比べると多くのデメリットがあります。紙の契約書は物理的な保管スペースを必要とし、紛失や破損のリスクが常に存在します。また、契約書の製本や郵送には時間とコストがかかり、契約プロセス全体の遅延を招くことがあります。
一方、電子契約は即時に送信と受信が可能で、電子署名とタイムスタンプにより法的な有効性を確保しつつ、クラウド上で安全に保管されます。電子契約が有するこれらの機能により、紙の契約書では避けられなかった物理的なリスクやコストを大幅に削減できます。
電子契約導入後の業務改善
電子契約を導入することで、多くの企業が業務プロセスの大幅な改善を実現しています。例えば、契約書の自動生成機能を利用することで、標準化された契約書を迅速に作成でき、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。また、電子署名により、どこからでも瞬時に契約書に署名できるため、ビジネスの機会を逃すことなく、迅速な意思決定が可能になります。
さらに、電子契約システムは、契約書の追跡と管理を容易にし、契約の履行状況をリアルタイムで確認できるため、企業のコンプライアンスと透明性が向上します。
LegalOnは電子契約「サイン」を提供しています
LegalOnで提供する「サイン」は、一般的な電子契約サービスと異なり、AIを搭載したプラットフォーム上で利用できる電子契約機能です。プラットフォームでは、バージョンの管理や差分の比較などが可能。電子契約サービス単体と変わらない価格で法務プラットフォームを導入するチャンスです。ぜひチェックしてください。
契約書の製本について、よくある疑問
表紙・裏表紙は必要？
契約書を製本するために、表紙や裏表紙は必須ではありません。ただし表紙や裏表紙があると、契約書を開かなければ内容が見えないように隠すことができ、体裁が整うというメリットもあります。
業界の慣例や取引先の要望などに合わせて、表紙や裏表紙を作成した方がよいか判断しましょう。
契印と割印の違いは？
契印と割印は、いずれも契約書の改ざん・偽造の防止を目的とする点で共通しています。ただし、契印は「同じ契約書」のページ間の連続性を証明し、割印は「違う契約書（書面）同士」の関連性を証明するという点に違いがあります。
契印は、契約書の製本部分と表紙・裏表紙の間、またはページ間に押すことにより、その契約書が一体であることを示すものです。
これに対して割印は、一つの契約書のページ間ではなく、複数の契約書などの書面にまたがって押印するものです。例えば、原本と写しにまたがる割印を押すことによって、その原本と写しに関連性がある（内容が同一である）ことを証明できます。
契印・割印に法的効力はあるか？
当事者の印章による契約書への押印には、文書の成立の真正を推定させる効果があります（民事訴訟法228条4項。なお二段の推定につき、最高裁昭和39年5月12日判決参照）。契印や割印も、当事者の印章による契約書への押印に当たりますので、文書の成立の真正を推定させる効果を生じ得ると考えられます。
ただし、契印や割印を施す契約書については、署名欄にも当事者による押印がなされるのが通常です。したがって、契印や割印そのものにつき、文書の成立の真正を推定させる効果の有無を論じる実益は乏しいと思われます。
上記以外の観点からは、契印・割印によって特に具体的な法的効力が生じるわけではありません。ただし、契印は各ページが同一の文書を構成すること、割印は複数部の契約書の内容が同一であることにつき、それぞれ証明し得る証拠価値を有します。そのため、紙の契約書を作成する際には、実務の慣例に従って契印・割印を行うのがよいでしょう。
印刷のレイアウトはどうする？
契約書の印刷レイアウトは、1枚の紙に1ページを印刷するのが最も一般的です。
ただし、契約書のページ数が多い場合は、A3用紙で2ページを1枚に印刷する「袋とじ印刷」にすると、製本した際にページの入れ違いなどが起こりにくく、仕上がりもきれいです。
A3袋とじ印刷の具体的な手順は、使用しているワープロソフトのマニュアルなどを参照してください。
