契約審査フローを俯瞰する重要性｜適切なCLMの実現
契約書は、依頼を受けてから審査、締結、締結後の管理に至るまで、一連の業務プロセスの中で扱われます。この契約審査フローは、基本的に依頼受付、契約審査、修正・交渉、締結、台帳登録・保管管理という工程で構成されます。
この契約審査フロー全体を管理する考え方を、CLM（契約ライフサイクルマネジメント）と呼びます。CLMは、契約に関する一連の業務を工程ごとに分断せず、依頼から保管管理までを連続した流れとして捉える考え方です。流れを横断して契約書の状態を把握できることで、どの契約がどの段階にあるかを見失わず、審査以外の工程（締結後の管理など）で生じる見落としにも気づきやすくなります。契約審査フローを俯瞰的に把握しておくことは、このCLMを適切に実現するための土台になります。
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契約審査業務の標準フロー｜依頼受付から契約書管理までのステップ
前述した契約審査フローの工程をフロー図で示したうえで、各工程で発生する業務の概要を確認します。
① 依頼受付
契約審査フローは事業部門などからの依頼受付が起点になります。依頼は、メールや社内チャットツールのほか、口頭やワークフローシステムによる申請などさまざまなルートがあります。依頼を受けた法務部門などの担当者は、契約の相手方、契約金額、契約類型（自社ひな型か相手方ひな型かなど）など審査に必要な情報を確認し、以降の審査ルートを判断するための材料を整理します。
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② 契約審査
契約書の条項を確認し、自社にとってのリスクを洗い出す工程です。この際、契約が定型契約か非定型契約かによって、この後の審査ルートが分岐します。定型契約（自社ひな型を用いる契約など）は簡易な審査で完結することが多く、非定型契約（相手方ひな型を用いる契約や契約金額・重要度が高い契約など）は精査や上位者決裁が加わることがあります。
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③ 修正・交渉
修正・交渉の工程では、法務部門から事業部門や契約相手方へ修正案を提示し、それに対するフィードバックを踏まえて再修正するというやり取りを行います。やり取りの回数や関与する当事者の範囲は、契約の内容や相手方との条件調整の状況によって大きく異なります。
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④ 締結
契約内容が確定した後は、書面契約または電子契約のいずれかの方法で締結が成立します。締結によって契約書の内容が双方に対して法的な効力を持つようになり、以降はその契約書に基づいて権利義務が生じます。
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⑤ 台帳登録・保管管理
締結が完了した契約書は、管理台帳に登録したうえで保管・管理する工程に移ります。台帳への登録は契約書の検索性や更新管理の起点になるため、締結後速やかに行うことが望ましいとされています。
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定型契約と非定型契約で異なる審査フロー
契約審査フローは定型的な契約か非定型の契約かよって分岐します。依頼受付の段階で、自社ひな型か相手方ひな型か、契約金額や重要度がどの程度かといった事項を確認し、その結果に基づいて定型ルートと非定型ルートのいずれかに分岐します。
定型契約の場合
定型契約の場合は、条項の変更箇所が少ない簡易な審査と、部署内の決裁で完結するケースが一般的です。契約金額の大小にかかわらず、すべての契約を法務部門が一元的に受け付け、決裁する体制を取る会社もあります。
非定型契約の場合
非定型契約の場合は、定型契約に比べて審査の内容がより入念になり、条項を個別に精査する工程が加わったり、役員など上位者による決裁が必要になったりします。追加される工程や承認者の階層は、契約金額や重要度に応じてどこまでの承認を必要とするかを定めた社内の決裁権限規程によって決まるため、会社によって異なります。場合によっては、審査の入り口段階から定型契約とは異なる手順を取る会社もあります。
書面契約と電子契約で異なる締結フロー
書面での契約か電子契約かによって、締結前後の手続きは異なります。
書面契約の場合
書面の契約書を製本・割印を行い、契約内容が課税文書に該当する場合は定められた金額の収入印紙を貼付したうえで、郵送や手渡しによって契約書を授受するのが一般的な流れです。
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電子契約の場合
電子契約サービスを利用し、電子署名を行ったうえで、オンラインで送受信するのが一般的な流れです。タイムスタンプの付与は、多くの電子契約サービスが自動的に行います。
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契約審査フローに関するよくある質問
定型契約・非定型契約の判定は誰が行うのですか？
定型契約・非定型契約の判定は、依頼受付時のヒアリング内容をもとに、法務部門が行うケースが一般的です。実務上は、担当者が社内規程に定められた基準（相手方ひな型の有無、契約金額・重要度など）に沿って一次判断を行い、基準に該当する重要度の高い案件については、審査責任者や管理職などが最終確認を行うという体制を取っている会社が多く見られます。判定基準や承認者の階層は、自社の決裁権限規程として事前に定めておく必要があります。
締結後の契約書はどの部署が保管するのですか？
締結後の契約書は、法務部門や契約管理を担当する部署が台帳登録・保管を行うケースが多く見られます。
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「LegalOn」で契約審査フローを一気通貫に支援
依頼受付は「マターマネジメント」、契約審査は「レビュー」、締結は「サイン」、契約書管理は「コントラクトマネジメント」が担うなど、「LegalOn」は契約審査フローの各工程をAIエージェントがワンストップで支援します。各モジュールでの対応内容は自然に蓄積されるため、過去の判断理由や交渉経緯を次の案件に活かしやすくなります。
まとめ
契約審査フローは、依頼受付から締結後の管理までの一連の工程からなります。このフローを俯瞰的に把握することが、CLM（契約ライフサイクルマネジメント）の適切な実現につながります。また、契約の種類（定型・非定型）や締結方法（書面・電子）による手続きの分岐についても確認しました。自社の業務が契約審査フローのどこに位置するかを把握しておくことは、各工程の詳細を理解するための土台になります。
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