社内規程とは
社内規程とは、会社の規則やルールのことです。企業は従業員の同意を得ずに定めることが可能で、就業規則や業務マニュアルをはじめ、組織構造なども含まれます。
また、社内規程には就業規則のように作成が義務付けられるものもあれば、企業が任意で作成できるものもあります。作成が義務付けられたものに関しては、法律の要件に沿って作成しなければなりません。社内規程の作成は、法令順守の組織体制づくりなどに役立ちます。
社内規程の種類
社内規程の範囲は幅広く、主には以下のような種類があります。
- 会社の運営や取締役会に関する規定
- 企業理念
- 取締役会規定
- 取締役会議事規程 など
- 人事や労務に関する規定
- 就業規則
- 人事考課規定
- 賃金規程 など
- 財務や業務に関する規定
- 経理規程
- 内部監査規程
- 在庫管理規程 など
- 社内ルールに関する規定
- コンプライアンス管理規程
- 個人情報管理規程
- ハラスメント対策規程 など
作成する社内規程は、企業によって異なりますが、自社と関連性の強いものは、内容をできる限り充実させておくのが理想的です。たとえばたくさんの在庫を抱えるようなビジネスの場合、在庫管理規定や予算管理規定などを充実させておくことで、トラブルを防止しやすくなります。
就業規則との違い
一般的に就業規則は、社内規程の一つとして認識されていますが、「作成が義務付けられた企業がある」という点で異なります。
就業規則は、常用する従業員を10人以上雇用する企業には作成が義務付けられており、作成後には管轄の労働基準監督署への届け出が必要です。また提出時には、「従業員の過半数代表者、または過半数労働組合の意見書」を添付する必要があります。
就業規則は広い意味で社内規程に含まれるものの、作成が義務付けられた企業があることを覚えておきましょう。もし、常用して雇用する従業員が10人以上いるにもかかわらず、作成・届け出をしない場合、30万円以下の罰金が科せられます（労働基準法第120条）。
法的な効力について
社内規程は、あくまでも社内のルールとなるものであるため、基本的に法的な効力はもちません。ただし、特定の条件下においては、法的な効力が生じるケースも存在します。
たとえば、就業規則がその一つです。適切な内容で作成し、きちんと周知できていれば、一定の効力が生じるため、従業員は原則として定められた規定に従う必要があります。
また、社内規程では、規定に従わない従業員に対して、懲戒処分を科すことを定めることも可能です。しかし、懲戒処分は合理的な理由がないと無効となる場合があるため、法令や判例を参考にしながら、合理性が認められるような規定にする必要があります。
社内規程を整備するべき理由
社内規程を整備するべき理由には、以下のようなことが挙げられます。
トラブルの回避やリスクの抑止ができる
社内規程の整備は、トラブルの回避やリスクの抑止ができる点が主なメリットです。法令を遵守した規定を定め、従業員に適切に実行してもらうことで、健全な業務の遂行を実現しやすくなります。また、従業員が自己判断で業務を遂行するケースが少なくなるため、不祥事や不正の防止にも期待できるでしょう。
なお、近年では「炎上」などと呼ばれるSNSを通じたトラブルも少なくありません。SNSのトラブルへの対応については、ソーシャルメディア利用規程の作成が効果的です。従業員のソーシャルメディアに関するルールを定めることで、トラブルを防ぎやすくなります。
業務フローを確立できる
社内規程で業務のマニュアル化を図れば、業務フローの確立に役立ちます。やるべき業務が統一化されるので、従業員ごとの業務のばらつきや無駄を省け、業務効率化に期待できるでしょう。
たとえば、「文書管理規程」で文書の管理方法を定めておけば、契約書作成・チェックなどで便利です。文書の保管場所が指定されることで探す手間が省け、機密情報の漏えい防止にも期待できます。
社内規程をつくるときの流れ
社内規程を作成するときは、以下の流れに沿って進めましょう。
責任者の選出
まずは、責任者を選出しましょう。社内規程を作成における責任者を決めておくことで、作成や周知活動をスムーズに進められます。
なお、責任者の選出は、規定の主な対象となる部署と規定に関する決定権を有する経営陣から、それぞれ選出するのがおすすめです。たとえば、「在庫管理規程」であれば、在庫管理を担当する部署と、取締役会の両方から責任者を選出します。
情報収集と必要となる規定の洗い出し
責任者を選出したら、はじめに情報収集を実施しましょう。適切な規定を作成するには、関連する法令だけでなく、社内の流れも加味することがポイントです。トレンドや現状を考慮することで、より実践的な内容にまとめられるでしょう。
また、情報収集の際は、部署の代表者や対象となる業務の担当者にヒアリングを実施し、問題点やリスクの洗い出しをおこないます。担当者ならではの情報を収取できるため、より効果的な規定を作成しやすくなります。
仮規定（草案）の作成
必要な規定の洗い出しが済んだら、仮規定（草案）を作成していきましょう。仮規定（草案）の作成時は、書籍やビジネス情報サイトにある文例を参考にすると、作成に関するヒントが得られる可能性があります。
本規定の作成とチェック
仮規定（草案）を作成したあとは、本規定とアップデートするために社内外でチェックを実施します。まずは、関係する部署の代表者や担当者に内容を確認してもらいましょう。
なお、社内規程には、法律に関連する内容が含まれることがあります。社内でチェックが済んだあとは、弁護士などの専門家にチェックを依頼するのがおすすめです。
運用開始・社内への周知
社内規程は、社内に浸透させることで適切な運用につながります。完成後は「閲覧しやすい場所への設置」や「社内ポータルサイトへの掲載」などを通じて、社内規程の周知を図りましょう。
また、運用後には定期的な見直しも必要です。とくに法改正や社会に大きな変化が起きたときは、「法的に問題がないか」や「社会の流れに反していないか」などを、必ずチェックするようにしましょう。
まとめ：社内規程について解説しました
社内規程は、法令を遵守した経営活動を実現するうえで重要なものです。社内規程を作成して周知することで、社内ルールが明確化でき、従業員も適切な業務プロセスがイメージしやすくなります。
なお、社内規程は法律の観点だけでなく、社会の流行なども加味しながら作成することが大切です。流行を盛り込むことで、より実践的なルールを設定でき、従業員も効率よく業務を進められるでしょう。
LegalOnで社内規程の整備・運用を効率化
社内規程の整備は重要です。しかし、法改正対応や条文チェック、規程間の整合性確認には専門知識と工数が必要です。こうした課題を解決する手段として注目されているのが、法務特化型AIのLegalOnです。
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また、複数の規程を横断した確認や、改定時の影響範囲の把握にも対応できます。これにより、属人的になりがちな規程管理を標準化し、法務・総務部門の負担を軽減します。
社内規程の整備を「一度作って終わり」にしないためには、継続的なアップデート体制が不可欠です。LegalOnを活用すれば、法改正や社会動向に即した見直しをスピーディーに実施できます。結果として、コンプライアンス体制の強化と業務効率化を同時に実現できるでしょう。
