電子印鑑とは
「電子印鑑」とは、印影（ハンコ）をデジタル上で再現し、電子文書に付与する仕組みです。
電子契約のファイルなどには、契約締結の証として電子印鑑が押されることがあります。電子署名が組み合わされている電子印鑑には、電子契約の真正な成立を推定させる効力があります。
電子印鑑の種類
電子印鑑は、電子署名が組み合わされているか否かによって次の2つに分類されます。
(1)印影画像のみを用いたもの
印影（ハンコ）をスキャンするなどして作成した画像データです。電子署名が組み合わされていません。簡単に作成できますが、電子契約の真正な成立を推定させる効果がありません。
(2)電子署名が組み合わされているもの
印影の画像データに、電子署名が組み合わされたものです。自分で作成するのは大変ですが、電子契約サービスによって簡単に利用することができます。電子契約の真正な成立を推定させる効果があります。
電子印鑑の法的効力｜電子署名の有無によって異なる
電子印鑑の印影画像自体には、特に法的な効力はありません。しかし電子署名には、電磁的記録（電子契約書など）が真正に成立したことを推定させる効力があります（電子署名及び認証業務に関する法律3条）。
したがって電子印鑑は、電子署名と組み合わされているかどうかによって法的な位置づけが全く異なります。電子契約の効力を確実なものとするため、電子印鑑を押す場合は必ず電子署名と組み合わされたものを利用してください。
電子印鑑のメリット・デメリット
電子印鑑は電子契約に押されるケースが多いところ、契約が締結済みであることがひと目で分かるようにする役割があります。署名欄に電子印鑑が押されていれば、その文書がすでに締結されたものであることが分かります。
さらに電子印鑑（電子契約）のメリットとしては、遠隔地にいる当事者間でもオンラインで締結できるため、締結作業に要する期間やコストを軽減できることが挙げられます。
他方で、印影画像のみの印鑑は簡単に作成できるため、当事者以外の者によって偽造されるリスクがあります。印影の画像だけでなく、PDFビューワーの機能などを活用して電子署名も確認するのが安全です。
また、電子印鑑の管理方法が不適切だと、無権限者にアクセスされてしまう恐れが否定できません。アクセス権やパスワードを適切に設定し、権限者のみが電子印鑑を押すことのできる体制を整備することが肝要です。
電子印鑑の利用方法｜電子契約サービスが一般的
電子契約などの文書に電子印鑑を押すためには、電子契約サービスを活用するのが実務上一般的となっています。印影の画像だけでなく、電子署名やタイムスタンプなどの重要な機能が備わっており、簡単な操作で電子印鑑を押すことができるためです。
電子契約サービスの機能やコストはそれぞれ異なるので、自社のニーズに合ったサービスを選んで導入しましょう。
電子契約サービスによる電子印鑑の主な機能
電子契約サービスによって押すことのできる電子印鑑に付された機能としては、特に「電子署名」と「タイムスタンプ」の2つが重要です。
電子署名
「電子署名」とは、電子文書が名義人自身によって作成されたことを示し、かつ電子文書上の情報が改変されていないことを確認するための情報を書き込む措置です。紙の文書における署名や押印の代替措置に当たります。
電子署名を行うために必要な符号や物件が適切に管理されており、本人だけが行うことができる場合には、その電子署名が付された電子文書は真正に成立したものと推定されます（電子署名及び認証業務に関する法律3条）。つまり電子署名には、電子文書（電子契約など）の有効性を確実なものとする法的効力が認められています。
電子契約サービスを利用すると、電子署名を簡単な操作で行うことができます。
タイムスタンプ
「タイムスタンプ」とは、特定の日時において電子文書が存在し、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。
電子署名だけでは、その文書がいつから存在したのかを証明することができません。タイムスタンプは電子署名を補完する役割を担っており、電子署名とタイムスタンプを組み合わせることで契約の有効性がより確実なものとなります。
電子契約サービスを利用すると、多くの場合、電子署名を行う際にタイムスタンプが自動的に付されます。
＜関連記事＞
タイムスタンプとは？仕組みや電子帳簿保存法における役割について解説
【法務担当者向け】契約書に電子印鑑を押印する際の注意点
電子契約のファイルに電子印鑑を押印する際には、特に次の2点に注意してください。
- 必ず電子署名が組み合わされたものを利用する
- 契約書ファイルを適切に管理する
必ず電子署名が組み合わされたものを利用する
電子印鑑は、印影の画像だけでは何らの法的効力がありません。電子署名と組み合わせて初めて、電子文書の真正な成立が推定され、契約の有効性が担保されます。
印影のスキャンデータだけを用いた自作の電子印鑑を利用することは、リスクが高いと認識しておかなければなりません。電子契約サービスを活用するなどして、必ず電子署名が組み合わされた電子印鑑を利用してください。
契約書ファイルを適切に管理する
電子印鑑（電子署名）を付した電子契約のファイルは、適切な方法で管理することが大切です。具体的には、次のポイントに留意して契約書ファイルの管理方法を検討してください。
- 不正な持ち出しの防止
- 後の検索に備えた整理・保存
- 電子帳簿保存法への対応
不正な持ち出しの防止
電子契約のファイルが不正に持ち出されると、営業秘密や個人情報などの流出に繋がるおそれがあります。
不正な持ち出しを防ぐためには、電子契約のファイルにアクセスできる者を必要最小限の範囲に限定することが大切です。アクセス権やパスワードなどを適切に設定してください。
また、アクセスの履歴（ログ）を管理しておくと、誰がいつ電子契約のファイルにアクセスしたかが分かります。不正な持ち出しに対する抑止力になるとともに、万が一ファイルが流出しても追跡しやすくなります。
クラウドサービス上で電子契約のファイルを管理する場合は、そのサービスを提供する事業者のセキュリティ体制が万全であるかどうかもチェックしておきましょう。
後の検索に備えた整理・保存
電子契約のファイルは、オペレーションやルールの確認、契約変更などとの関係上、締結後に参照する機会がたびたび生じます。そのため、検索しやすいようにファイルを整理・保存することが大切です。
たとえば、ファイルの名称に締結年月日や相手方の名称を記載する、関連する契約を一つのフォルダにまとめるなどの方法が考えられます。
電子帳簿保存法への対応
電子契約のファイルを保存する際には、電子帳簿保存法上のルールに従わなければなりません。具体的には「真実性」と「可視性」の要件を満たすことが求められます。
【真実性】
ファイルの内容を改ざんされないようにする措置を講じる必要があります。次のいずれかの措置を講じなければなりません。
(a) ファイルにタイムスタンプを付与する（次のいずれかのタイミングで行う）
・事前に付与する
・授受後、おおむね7営業日以内に付与する
・授受後、2カ月とおおむね7営業日以内に付与する
（タイムスタンプの付与に関する事務処理規程を定めている場合のみ）
(b) 次のいずれかのシステムを通じてファイルを授受する
・訂正や削除の履歴が確認できるシステム
・訂正や削除ができないシステム
(c) 正当な理由のない訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、当該規程を適切に運用してファイルを保存する
【可視性】
ファイルの内容をスムーズに出力して確認できるようにする措置を講じる必要があります。次の措置をいずれも講じなければなりません。
・出力用機器（PC、ディスプレイ、プリンタなど）と操作説明書を備え付ける
・検索機能を確保する
・ファイルの保存などに関する事務処理規程を備え付ける
※検索機能の確保は、一定の条件を満たせば免除されることがあります。
※自作のプログラムを用いている場合などには、そのシステムの概要書と操作説明書などの備え付けも必要です。
電子契約サービスを利用してタイムスタンプを付与すれば、真実性の要件は満たすことができます。可視性の要件については複数の項目が設けられているので、漏れなく満たすようなファイルの保存方法を検討してください。
「LegalOn」による電子契約業務の効率化
電子印鑑の広まりにより契約締結業務は効率化される一方で、締結後の契約書管理や検索、更新期限の把握など、周辺業務の重要性がより高まっています。特に、電子署名やタイムスタンプの有無を適切に確認しながら契約を管理するためには、一定の体制整備が不可欠です。
しかし、これらの業務をすべて手作業で行う場合、確認漏れや管理ミスが発生するリスクがあります。法務担当者は日常業務に追われ、契約全体を俯瞰した管理や改善に十分な時間を割けないケースも少なくありません。
法務AIを活用することで、契約書のレビュー、検索、管理といった業務を効率化し、より付加価値の高い業務へリソースを集中させることが可能になります。電子契約業務の高度化を実現する法務特化型のProfessional AI「LegalOn」に興味のある方は、ぜひ以下より詳細資料をご確認ください。
まとめ
電子契約のファイルなどに押される電子印鑑は、契約が締結済みであることをひと目で分かるようにするなどの役割があります。しかし、印影画像のデータだけでは法的効力がないので、電子署名と組み合わせて利用することが大切です。
電子契約サービスを利用すれば、電子印鑑と併せて、電子署名とタイムスタンプを簡単な操作で付すことができます。電子契約サービスにはさまざまな機能が備わっているので、自社のニーズに合ったサービスを選んで導入してください。
＜関連記事＞
電子証明書の仕組みとは？公開鍵/暗号鍵や安全性を支える仕組みをわかりやすく解説
電子契約とは？導入するメリットや注意点、関係する法律を詳しく解説
タイムスタンプとは？仕組みや電子帳簿保存法における役割について解説
