契約管理とは
契約管理とは、締結した契約書を適切に整理・保管し、契約内容や期限をすぐに参照できる状態にすることです。単に書類を保管するだけでなく、取引先名や契約期間、更新条件といった情報を一元的に把握し、必要な時にすぐ確認できる体制を整えることも含みます。
適切な契約管理により、更新漏れや契約違反のリスクを防ぎ、取引先との円滑な関係維持が可能になります。また、過去の契約内容を素早く検索できることで、問い合わせ対応や新規契約作成の効率化にもつながります。契約管理は、契約リスク回避と業務効率化のために不可欠なものといえます。
契約書管理と契約内容管理
契約管理には大きく分けて2つの側面があります。1つは契約書の書類本体を適切に保管する「契約書管理」、もう1つは契約内容や有効期限、取引条件などの情報を整理して管理する「契約内容管理」です。
書類をただ保管するだけでなく、必要な情報を台帳などで一元管理することで、関係者が契約内容を迅速に確認できます。これにより更新漏れの防止や取引のスムーズな遂行が可能になります。
契約管理の方法
契約管理の方法には主に紙、Excel、システムの3つがあります。さらに近年ではAIを活用した管理方法も登場しており、自社の規模や管理する契約数に応じて最適な方法を選ぶ必要があります。
紙での管理
紙での契約管理は、契約書の原本をファイリングしてキャビネットや保管庫に保管する方法です。初期コストが低く、すぐに始められる利点があります。
しかし、契約書の検索に時間がかかり、保管スペースも必要です。また、契約管理台帳の作成や期限管理を手作業で行うため、記載漏れや更新ミスが発生しやすくなります。契約数が増えるほど管理の負担が大きくなり、必要な契約書を探し出すだけで多くの時間を費やすことになります。
Excelでの管理
Excelでの契約管理は、表計算ソフトで管理台帳を作成し、契約書の保管場所や期限などの情報を記録する方法です。既にExcelのライセンスがあれば追加費用がかからず、自社に合わせて項目を自由に設定できます。
ただし、台帳への入力は手作業で行うため、誤入力が生じやすく、契約書本体は別の場所に保管されているため、確認するまでに手間がかかります。また、複数人での同時編集時にデータの誤った上書きのリスクや編集履歴の追跡の困難さというデメリットもあり、更新通知の設定も限定的なため、契約数が多い企業では管理の限界を感じやすいでしょう。
管理する契約の数が少ない場合については、予算を抑えてカスタマイズ性が高いExcelの管理台帳による管理も検討できます。
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契約管理システム（非AI）での管理
契約管理システムは、契約書を電子データとして一元管理できるツールです。契約書名や企業名、日付などの情報を入力・登録することで、デジタル版の管理台帳を作成します。全文検索機能により必要な契約書を簡単に見つけられ、更新期限が近づくと自動で通知が届くため、更新漏れを防げます。初期費用や運用コストはかかりますが、契約数が多い企業では紙やExcelなどによる管理と比較し大幅な業務効率化が見込め、台帳の紛失や更新見落としなどのリスクを削減できます。
AIコントラクトマネジメントツールによる管理
AIコントラクトマネジメントツールとは、AIを活用して契約データの作成や抽出を自動化システムです。契約書をアップロードするだけで、AIが契約書名や有効期限などを自動で読み取り、デジタル版の管理台帳を即座に作成します。また、紙の契約書のスキャンデータ（画像）であっても、AIが高度な文字認識（OCR）で全文テキスト化し、管理項目を自動抽出することが可能です。これにより、担当者の入力負担や転記ミスを最小限に抑え、一定の品質を保ちながら契約管理業務の大幅な効率化が可能です。さらに、同一プラットフォーム上で契約審査や電子締結なども行えるサービスもあります。
契約管理における課題
契約書の適切な管理は企業活動の基盤となる重要な業務ですが、実務では多くの課題が発生しています。ここでは契約管理で頻繁に直面する代表的な課題について解説します。
契約書が部署や拠点ごとに散在し見つからない
契約書が営業部門や法務部門、各拠点に分散して保管されていると、必要な契約書を探すだけで多くの時間を費やしてしまいます。どの部署にどの契約書があるのか把握できず、契約内容の確認が必要になった際に関係部署への問い合わせや書庫の捜索に追われる状況が発生します。
更新期限を見落とし自動更新や契約失効が発生
契約書には更新期限や解約通知期限が定められていますが、これらの管理が不十分だと意図しない契約の自動更新や失効といった問題が発生します。また、自動更新条項のある契約では、更新拒絶の通知期限を過ぎてしまうと自動的に契約が更新され、意図せず取引が継続、不要なコスト負担が続いてしまうリスクが発生します。
反対に、更新すべき契約において更新手続きを失念すると契約が失効し、継続的な取引が停止する事態になりかねません。重要な契約における意図せぬ契約失効は、事業活動に直接的な影響を及ぼします。
契約内容の履行状況や違反を把握できない
締結後の契約が適切に履行されているかを継続的に確認することは、契約管理において重要な要素です。しかし契約書自体が保管されていても、契約内容に基づく義務の実行状況や相手方の履行状態を把握する体制が整っていなければ契約ステータスを把握できません。
取引先が秘密保持義務に違反していた場合や、契約で定めた成果物の仕様を満たしていない場合でも、履行状況を把握する仕組みがなければ適切な対応が遅れ、企業に損害が生じる可能性があります。
Excel管理の場合契約数増加に対応できない
契約書管理台帳をExcelで作成しているケースが見られますが、契約数が増加するにつれて手作業による入力の負担が大きくなり、ミスや漏れも発生しやすくなります。契約締結と台帳への入力にタイムラグがあるため、リアルタイムでの契約状況の把握も困難です。
契約数が数百件、数千件と増えていく中で、Excelによる管理では検索性や更新作業の効率が限界に達し、本来の法務業務に集中できなくなってしまいます。
管理方法が統一されず有効・無効の判別が困難
契約書管理のルールが明確に定められていないと、部署ごとに独自の管理方法が生まれ、全社的な統一性が失われます。ある部署では契約種別ごとにファイリングし、別の部署では取引先ごとに整理するといった状況では、どの契約が有効でどの契約が失効しているのか全体像を把握できません。
管理方法が統一されていないと、有効な契約と失効した契約が混在し、古い契約書を誤って参照してしまうリスクも生じます。内部監査や法的トラブルが発生した際に、必要な契約書を正確に提示できなければ、企業としての信頼性や法的対応力に問題が生じます。
担当者の異動で契約情報が引き継げない
契約管理が特定の担当者に依存している場合、その担当者の異動や退職によって契約情報の引き継ぎがスムーズに行われず、業務の継続性に支障をきたします。契約書の保管場所や管理方法、取引先との交渉経緯などが個人の記憶や個別のファイルに留まっていると、後任者は一から契約内容を確認しなければなりません。
引き継ぎが不十分だと、契約更新の期限を見落としたり、重要な契約条件を把握できないまま取引を継続してしまう危険性があります。
契約管理システムとは
契約管理システムとは、契約書の作成から保管、検索、期限管理までを電子的に一元管理できるツールです。従来の紙やExcelでの管理では、必要な契約書を探すのに時間がかかり、更新期限の見落としも発生しやすい状況でした。
システムを導入することで、契約書をデータベース化して瞬時に検索できるようになり、更新期限が近づくと自動で通知が届きます。アクセス権限の設定により機密情報の保護も強化され、複数の部署や担当者が同時にアクセスできるため情報共有もスムーズになります。契約管理の効率化とリスク低減を同時に実現できるでしょう。
AIを搭載した契約管理システム
従来の契約管理システムでは、契約書をアップロードした後に担当者が目視で内容を確認し、契約相手や契約期間などの情報を手作業で入力する必要がありました。この作業には時間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れも発生しやすい状況です。
一方、AIを搭載したシステムでは、契約書をアップロードするだけで自動的に重要な情報を読み取り、管理台帳に登録します。スキャンした紙の契約書でも正確にデータ化でき、全文検索機能により取引先名や条文の内容から必要な契約書を瞬時に見つけられます。手作業による入力時間を大幅に削減し、契約管理業務の質と効率を同時に向上させられるでしょう。
契約管理システムの主要機能
契約管理システムは、契約書の保管や検索、期限管理といった業務を効率化するための機能を備えています。これらの機能を活用することで、契約書管理の負担を大幅に削減できます。
契約書の一元管理とAI自動抽出
紙の契約書や電子契約で締結した書類を一つのシステムで保管できる機能です。契約書のPDFファイルをアップロードするだけで、契約先企業名や契約日、終了日などの重要な情報を自動で読み取ります。
従来はExcelに手入力していた項目をシステムが代わりに処理するため、入力ミスを減らせます。複数の保管場所に散らばっていた契約書を集約することで、必要な書類をすぐに見つけられる状態を作れるでしょう。
AI搭載システムでは、手書き文字やスキャンした画像からもデータを抽出できます。過去の大量の紙契約書をデータ化する際も、作業時間を大幅に短縮できる点が特徴です。
全文検索・横断検索機能
契約書の本文に含まれるキーワードから目的の書類を探し出せる機能です。契約先名や契約日だけでなく、特定の条項や取引条件など、文書内のあらゆる文言を検索対象にできます。
表記の揺れにも対応しており、表記揺れ（全角・半角、法人格の略称など）を吸収して検索することが可能です。複数の条件を組み合わせた詳細検索も可能で、契約種別や期間を指定して絞り込むこともできるでしょう。
AI機能を持つシステムでは、検索結果に関連する契約書を自動で提案してくれます。過去の類似契約を参考にしたい場合に、探す手間を省ける点がメリットです。
更新期日の自動アラート・通知機能
契約の終了日や更新手続きの期限が近づいたタイミングで、担当者へメールで知らせる機能です。契約ごとに通知する日数を設定でき、終了日の30日前や90日前など、複数のタイミングで連絡を受け取れます。
多数の契約を扱っていると、更新時期の管理が煩雑になりがちです。この機能を使えば、担当者が個別にスケジュールを確認しなくても、システムが自動で期限を知らせてくれます。
AI搭載システムでは、契約書から自動更新条項の有無を判定し、更新拒絶期限も自動で計算します。意図しない契約更新や、重要な契約の終了を防止できる点が大きな強みです。
契約管理台帳の自動作成
契約書から抽出した情報をもとに、管理台帳を自動で作成する機能です。契約先、契約金額、契約期間といった基本情報はもちろん、自動更新の有無や支払いサイクルなども一覧で確認できます。
従来は新しい契約を締結するたびに、担当者が台帳へ手動で記入していました。この作業をシステムに任せることで、記入漏れや転記ミスをなくせます。
AI機能を備えたシステムでは、契約書の種類を自動で分類し、契約ごとに異なる管理項目も適切に設定してくれます。作成された台帳はCSV形式で出力でき、他のシステムへの連携もスムーズに行えるでしょう。
アクセス権限管理とセキュリティ機能
契約書の閲覧や編集を、部署や役職に応じて制限できる機能です。人事契約やM&A関連など機密性の高い書類は、限られた担当者のみがアクセスできるよう設定します。
ファイルのダウンロードを禁止し、閲覧のみ許可する設定も可能です。操作の履歴はすべて記録されるため、誰がいつ契約書を確認したかを後から追跡できます。
情報漏洩のリスクを抑えながら、必要な人が必要な情報にアクセスできる環境を整えられるでしょう。
契約管理システムの選び方
自社に合ったシステムを選ぶには、課題の明確化から機能の確認、セキュリティ対策まで複数の観点での検討が必要です。
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自社の課題と導入目的にあったものを選ぶ
システム選定の前に、現在抱えている課題を整理しましょう。契約書の検索に時間がかかっている、更新期限の管理が煩雑、保管場所が点在しているなど、具体的な問題を洗い出します。
その上で、システム導入によって何を実現したいのか明確にします。検索時間の短縮率や更新漏れの削減件数など、測定可能な目標を設定すると社内の理解を得やすくなるでしょう。
必要な機能と自動化範囲を確認する
全文検索や更新アラート、台帳自動作成といった基本機能は多くのシステムに搭載されています。しかし、検索の精度や表記揺れへの対応、複数条件での絞り込み機能など、実用性には差があり、確認が必要です。
AIによる情報抽出の精度も確認が必要です。手書き文字の認識率や、スキャン画像からのデータ化の正確さは、過去の紙契約書を大量に取り込む際の作業時間に直結します。
既存システムとの連携可否を確認する
契約管理システムは単独で機能するものではなく、既存の業務システムとの連携で真価を発揮します。会計システムや顧客管理システム、電子契約サービスとのAPI連携が可能かを確認することが求められます。
連携により、契約情報を複数のシステムで手動入力する二重作業を避けられます。契約締結後に自動でデータが反映されれば、入力ミスも削減できます。
将来的なシステム変更も視野に入れ、データの一括エクスポート機能があるかも確認が必要です。CSV形式での出力や、他システムへの移行サポートの有無を導入前に確認することで、長期的な運用の柔軟性を確保できます。
セキュリティと電子帳簿保存法対応を確認する
契約書には機密情報が含まれるため、高度なセキュリティ対策が施されているシステムを選ぶ必要があります。データの暗号化、アクセス権限の細かな設定、操作ログの記録機能など、情報漏洩を防ぐ仕組みが整っているか確認しましょう。
電子帳簿保存法への対応も必須の確認事項です。真実性の確保のためのタイムスタンプ付与や、「日付・金額・取引先」での検索要件を満たす検索機能が備わっているかをチェックします。
トライアルで使い勝手を検証する
無料トライアル期間を活用して、実際の業務での使用感を確認することが重要です。システムの操作性は、導入後の定着率に大きく影響します。法務担当者だけでなく、実際に使う各部署の担当者にも試してもらいましょう。
契約書のアップロードから検索、アラート設定まで、日常的に使う機能を一通り試します。画面の見やすさ、操作の直感性、レスポンスの速さなどを確認します。
トライアル中に自社の実データを使ってテストできれば、導入後のイメージがより具体的になります。AI機能の精度や、想定する業務フローが実現できるかを実際に確かめることが可能です。
導入・運用コストとサポート体制を比較する
初期費用と月額費用の両方を含めた総コストを計算します。クラウド型は初期費用が低く月額制が一般的ですが、利用人数や契約書の保管数によって料金が変わるケースもあります。
導入費用だけでなく、契約書のスキャン作業やデータ移行にかかる人件費、社内トレーニングの時間も考慮に入れます。一方で、システム導入により削減できる保管コストや作業時間を試算し、費用対効果を見極めます。
サポート体制の充実度も重要な判断材料です。電話やチャットでの問い合わせ対応時間、マニュアルの充実度、導入時の支援内容などを確認します。手厚いサポートがあれば、導入後のトラブルにも迅速に対応でき、スムーズな運用開始が可能です。
契約管理システム導入時の注意点
契約管理システム導入には、事前準備や運用設計が重要です。適切な対策のヒントとするため、ここでは、よくあるシステム導入時の注意点を紹介します。
データ移行に想定以上の時間がかかる
既存の契約書をシステムに移行する作業は、想定以上に時間を要するケースが多く見られます。紙の契約書をスキャンしてPDF化する作業や、ExcelデータをCSV形式で整理する作業には手間がかかります。
特に過去数年分の契約書を一度に移行しようとすると、データの整理と確認だけで数カ月を要することもあります。AI機能で自動抽出できても、契約先名や期限などの重要情報が正しく読み取られているか、人の目で確認する必要があります。
余裕を持ったスケジュールを組み、重要度の高い契約から優先的に移行することで、業務への影響を最小限に抑えられるでしょう。
運用ルールを決めずに導入すると使われない
システムを導入しても、運用ルールが明確でないと現場で活用されません。誰がいつ契約書を登録するのか、承認フローはどう設定するのか、アクセス権限はどう管理するのかといった基本ルールを決めずに導入すると、従来の紙やExcelでの管理が継続されてしまいます。
システム導入前に業務フローや権限設定の基準を文書化し、関係者全員に周知することが不可欠です。説明会や研修を実施し、新しい運用方法への理解を深めてもらいましょう。
ルールの策定には実際に使う担当者の意見を取り入れることで、実務に即した運用体制を構築できます。明文化されたルールがあれば、担当者が変わっても一貫した管理が可能になるでしょう。
全社展開前に小規模テストを実施する
いきなり全社展開すると、想定外の問題が発生した際の影響が大きくなります。まず一部の部署やプロジェクトでパイロット運用を開始し、実際の業務で使いながら課題を洗い出すことが重要です。
小規模テストでは、システムの操作性や業務フローの適合性、データ移行の精度などを実環境で確認できます。利用者からのフィードバックを集め、運用ルールの調整やシステム設定の見直しを行います。
パイロット運用で成功事例を作ることで、他部署への展開時に具体的なメリットを示せます。段階的な導入により、リスクを最小限に抑えながらスムーズな全社展開が実現できるでしょう。
関係部署を巻き込んで進める
契約管理システムの導入は法務部門だけでは完結しません。営業部門、経理部門、システム部門など、契約業務に関わる全ての部署を巻き込んで進める必要があります。
各部署のニーズや業務フローを把握せずに導入すると、使いにくいシステムになってしまいます。システム選定の段階から関係部署の担当者に参加してもらい、必要な機能や運用方法について意見を集めましょう。
トライアル期間中に実際に使ってもらうことで、導入前に操作性や機能面の問題を発見できます。関係部署が導入プロセスに関与することで、システムへの理解が深まり、導入後の定着率も高まるでしょう。
まとめ｜契約管理で企業のリスクを低減し業務を効率化する
契約管理は、更新漏れや契約違反のリスクを防ぎ、企業の信頼性と競争力を維持するために不可欠な業務です。しかし紙やExcelでの管理では、契約書の検索に時間がかかり、期限管理の漏れも発生しやすい状況に陥る恐れがあります。
契約管理システムを導入することで、これらの課題を解決できます。特に契約書の締結後管理、更新通知、全文検索といった機能を一つの仕組みで実現できるシステムを選ぶことで、業務の大幅な効率化が可能です。
LegalOnでは、契約書をアップロードするだけで契約書情報が抽出され、更新期限が近づくと通知が届きます。全文検索機能により必要な契約書を瞬時に見つけられるため、契約管理業務の負担を大幅に削減できます。
詳しい機能は以下より資料を無料でダウンロードできるので、契約管理の最適化を考えている法務部門の方はぜひご覧ください。
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