案件受付から審査・保管までを同一プラットフォームで管理　契約情報を集約・統制する法務DX

食と医薬に関する契約が年間約400件

リスクマネジメント部　リスクマネジメントグループ　藤田泰生 様

まずは事業内容について教えてください。 

当社は明治グループの持株会社として、グループ全体の経営管理を担っています。食品事業を展開する株式会社明治、医薬品事業のMeiji Seikaファルマ株式会社などを傘下に置き、食品と医薬品の両面で人々の健康に貢献しています。各事業会社の強みを生かしつつ、ガバナンスの強化や中長期的な成長戦略の推進を支えることが当社の役割です。

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

私が所属するリスクマネジメント部は、総務グループとリスクマネジメントグループで構成されています。そして、明治ホールディングスのリスクマネジメント部が、持株会社の法務業務を担う立場にあります。

主な業務としてはIR・広報・DX・経営企画などホールディングス機能に関わる契約審査・法務相談に加え、食と医薬のシナジー創出を目指す研究所「ウェルネスサイエンスラボ」（東京・八王子）の研究開発に関連する契約の審査も担当しています。グループ横断のテーマや法改正対応については、各事業会社の法務部と連携し、情報共有を進めています。なお、明治グループには事業会社ごとに法務部があり、各事業に関する日常的な法務業務は各社が対応しています。

契約書の原本保管は総務グループが担当しますが、更新確認や締結手続きなどの実務管理は各部門が行います。

どのような契約類型が多いのでしょうか。

年間の契約件数は約400件前後で、その約7割がウェルネスサイエンスラボに関する技術・知財・研究開発系の契約です。共同研究契約、試験・開発委託契約、ライセンス契約、NDA、海外研究機関との覚書など、大学や研究機関との案件が多く、定型化しにくい点が特徴です。

残りの約3割は、広報部門の業務委託契約やサステナビリティ部門のコンサル契約といったコーポレート系の契約で、こちらも案件ごとに内容が異なるため慎重な検討が必要です。

直感的なUIとAIによるレビュー支援で業務効率を向上

AIレビューサービスであるLegalForceとAI契約管理システムであるLegalForceキャビネを長くご利用いただいていましたが、導入の背景を教えてください。

ツール導入前は少人数体制のためベテラン社員の知見に依存しやすく、審査業務が属人化する点が課題でした。依頼部門とのやり取りはメール中心で、案件ごとの進捗や返戻状況が把握しづらく、一元管理が難しい状況でした。 

また、契約書管理は各部門に任されていたため、台帳更新のルールや契約期間管理にばらつきがありました。これらの課題を解決し、契約業務と管理の両面で統一運用を実現するため、LegalForceおよびLegalForceキャビネを導入しました。

使用感はいかがでしたか。 

LegalForceキャビネはUIが直感的で視認性も高く、日常業務に馴染む完成度の高いサービスだと感じました。全社で利用することで価値が最大化されるため、LegalOn移行後もデータを引き継いだ上で後継の機能であるコントラクトマネジメントモジュールを継続して活用しています。

LegalOn移行時には電子契約機能である「サイン」も導入しており、「LegalOnによる電子締結を推奨」「締結済み契約書はLegalOnへの格納を必須」という運用にすることで、紙の契約書も含め、LegalOn上で一元管理できています。

AIレビューは、この数年で生成AIの進化によって文章の自然さや指摘精度が大きく向上した印象です。この機能は非法務人材による一次レビューにおいて大いに助けになりますし、ベテラン社員にとっては案件管理・契約管理などの検索性能や過去ナレッジへのアクセス性が高く、実務への貢献度が高いと感じています。

2025年9月からLegalOnをご利用いただいていますが、LegalForce・LegalForceキャビネからの移行はスムーズでしたか。 

社内マニュアルの整備や説明会の実施に加え、メインで使う部署のメンバーにも打合せに参加してもらい、既存フローとLegalOnの整合を細かく確認しました。機能の使い方や入力情報の扱いを丁寧に整理したことで、大きな混乱なく導入できました。一部のフローは残っていますが、今後の機能強化により、これらもLegalOn上で対応できることを期待しています。

各モジュールを活用した契約業務の効率化

現在のLegalOnの活用状況について教えてください。

「レビュー」「LegalOnテンプレート」「コントラクトマネジメント」「マターマネジメント」「ユニバーサルアシスト」「サイン」の各モジュールを契約し、契約業務がLegalOn上で完結する体制を築いています。また、レビュー関連のアカウントに関してはリスクマネジメントグループだけでなくウェルネスサイエンスラボのメンバーにも付与しています。

ラボは契約件数が多いため、まずラボ側でレビューや多言語対応を支援するユニバーサルアシストを用いて論点整理および一次チェックを行い、法務が二次レビューするフローを採用しています。定型的な案件はラボで完結する場合もありますが、原則はリスクマネジメントグループに集約するようにしています。法務専門ではないラボの方が、むしろレビューや翻訳機能は活用している印象です。

「マターマネジメント」はどのように活用されていますか。 

導入の最大の理由は、案件進捗をリアルタイムに把握できないという課題を解消することです。従来はメールで依頼を受け、過去案件を社内サーバーやチャットから手作業で探す必要があり、大きな工数がかかっていました。各契約のステータス管理も難しく、漏れや見落としが起きるリスクもありました。

マターマネジメントの活用により、過去ナレッジに容易にアクセスでき、類似案件の抽出が迅速になりました。案件ごとの担当者や進捗状況が一目で分かり、ステータス管理の可視化も進みました。人の記憶に頼らない管理体制が整い、業務効率が大幅に向上しています。

「ユニバーサルアシスト」や「サイン」はなぜ導入されたのですか。

ユニバーサルアシストは、英文契約書関連業務の属人化防止とメンバー育成への寄与を期待して導入しました。契約審査の観点やチェック内容を標準化でき、誰が対応しても一定品質を保てる点が魅力です。

電子契約については、以前は相手方の希望に応じる程度でしたが、ラボでは押印・締結・保管の負荷が大きく、紙契約では期限管理も煩雑でした。電子締結・電子保管を進めることで業務負荷を減らし、管理の一元化を図るためサインを採用しました。

受付から審査、締結後管理までを一つのプラットフォームで扱うメリットはありますか。

審査・電子署名・契約書管理が別ツールだった環境も経験しましたが、ツール横断での確認作業は負担が大きく、検索性も低いものでした。LegalOnは受付から審査、電子署名、保管まで一気通貫でつながり、アカウント管理や横断検索もスムーズです。業務迅速化の面で大きなメリットを感じています。

また、サインで締結した契約が自動で格納される点は非常にシームレスで、運用負荷の軽減に寄与しています。契約書ファイルや関連資料を案件と紐付けて管理する機能も便利に活用しています。正しく紐づけるにはちょっとコツが必要ですが（笑）。

定型業務を減らし、重点領域へリソースを再配分

今後の展望を教えてください。

当部門は法務とリスクマネジメントを兼務しており、業務領域が広いことが課題です。データプライバシーやガバナンスなど専門性の高い分野にも取り組む必要がある中、まずは定型業務の負荷を確実に削減し、リスクを抑えながら業務を安定処理できる体制を整えることが重要です。

LegalOnには、定型的なレビューや管理業務における更なる効率化を期待しています。今後はそれによって捻出できた分のリソースを、リスクマネジメント・ガバナンス・戦略法務といった重点分野へ振り向け、組織としての価値をさらに高めたいと考えています。

AIやリーガルテックに対して、どのような期待感をお持ちですか。

当社では全社的にDX推進と生産性向上を重視しており、AIやリーガルテックはその実現に不可欠な存在です。これまでは契約レビューなど定型業務の効率化が中心でしたが、今後は戦略法務、ガバナンス、コンプライアンス体制構築など非定型業務にも活用を広げたいと考えています。業務の壁打ちやアイデア出しなど、思考の補助としてAIを活用しており、今後さらに活用比重を高めていきたいと期待しています。

LegalOnはどのような企業に向いていると思われますか。

リーガルテックは選択肢が多い一方、案件受付から契約書登録・管理までを一つのプラットフォームで完結できるサービスは限られます。ワンストップで法務業務を扱いたい企業にとって、LegalOnは有力な選択肢です。特にAIレビューは法務部門だけでなく、事業部門の一次スクリーニングにも有効で、専門知識がない方ほど問題点の把握支援という価値を感じやすいはずです。

また、レビューから締結後管理まで同一システムで検索・管理できるため、日々の細かな手間が大幅に軽減されます。業務の分断を避けたい企業、現場と法務の連携を強化したい企業にとっては、非常に相性の良いサービスだと思います。

（取材日：2025年11月）※掲載内容は取材当時のものです。