締結済み契約書を一元管理　情報の可視化で状況把握・期限管理が簡単に

PR業界特有の事情などから月100件の契約に対応

御社の事業内容について教えてください。

当社は1964年創業の総合PR会社で、日本におけるパブリック・リレーションズ（PR）市場の創成期から事業を展開してきました。PRは広告とは異なり、企業とメディアとの関係性を構築しながら、ニュース性のある情報を社会に届けていく仕事です。クライアントに寄り添い、何を、どのような切り口で、どのメディアに伝えるべきかを共に考え、記事化や番組露出へとつなげています。近年は広告領域にも事業を広げ、SNSやインフルエンサーを活用した情報発信にも取り組んでいます。 

法務部門の組織体制や業務内容について教えてください。

当社の法務は、コーポレート本部内の法務室が担当しており、私ともう1名の計2名体制で全社の法務業務を担っています。主な業務は、契約審査業務で、全体の約9割を占めます。登記関連業務なども一部あり、また、コンプライアンス関連業務については他部門と連携した委員会形式で取り組んでいます。

どのような契約類型が多いのでしょうか。 

PR業務として役務を提供する性質上、契約は業務委託契約が中心で、特に明確な成果物を前提としない準委任契約が多くを占めます。ホームページ制作など、一部の成果物が明確な業務については請負契約となるケースもあり、準委任と請負が混在しています。

契約書は相手方ひな形を用いることが多く、非定型契約が大半です。特に著作権の取り扱いは重要で、メディア掲載物の利用範囲を契約上で明確に定めています。委託先はフリーランスから制作会社まで幅広く、契約件数は月に100件程度です。

他業界と比較して契約件数が多い印象です。PR業界ならではの事情があるのでしょうか。

当社では数百社のクライアントと継続的に取引していますが、自動更新契約であっても、慣習的に改めて契約を結び直すケースが少なくありません。クライアント側に予算や期間に応じて契約内容を調整したいというニーズがあるためです。また、記者発表会やイベントなどのスポット案件も多く、個別契約が都度発生することも、契約件数が増える要因となっています。

 導入時は3カ月で3000件の契約書をアップロード

現在LegalOnの「コントラクトマネジメント」モジュールをご利用いただいています。導入前はどのような課題がありましたか。

契約件数の多さから、締結済み契約書の可視化と適切な保管・管理は、当社にとって大きな課題でした。締結済み契約書の状況は法務担当者のみが把握し、営業部門が契約状況を把握できない状態であり、契約期限が切れているのに取引が継続してしまう、契約更新の時期を見逃してしまうといったリスクもありました。

単に記録するだけであれば人力での管理も考えられますが、期限管理や運用負荷を考えると現実的ではありませんでした。そこで、契約管理業務を省力化できるツールとしてLegalOnのコントラクトマネジメント導入を決定しました。

導入の決め手は何でしたか。 

大きな理由の一つは、グループ会社で御社サービスの導入実績があったことです。以前から、LegalOnの従来サービスであるAI契約レビューの「LegalForce」や契約書管理の「LegalForceキャビネ」を利用しており、使い勝手を具体的にイメージできた点は安心材料になりました。

他に、営業部門から契約書管理体制の見直しの要望が挙がっていたという背景もあります。先ほど申し上げた契約期限の見落としなどのリスクは、事業部にとっても問題です。しかし、以前の体制では、営業部門でも締結済み契約書のPDFは保管していましたが、一元的な管理はできていませんでした。検索性が悪く、仮に検索で見つけたとしても、契約内容やその契約がまだ有効であるかどうかなどはファイルを開かなければわからないという状態だったのです。担当者の交代による引き継ぎの問題もありました。

こうした課題に対して、LegalOnは契約の一元管理や期限リマインド、検索性といった実務上の要件を満たしつつ、コストと運用負荷のバランスが良い点が、最終的な導入の決め手となりました。 

導入にあたり苦労した点はありましたか。

導入時には、約3000件の契約書を3カ月でコントラクトマネジメントに取り込みました。当社は比較的早い段階で電子サインを導入していましたが、契約書の大半はまだ紙でした。それらはPDF化して一括保存していたので、取り込み自体はスムーズだったものの、契約書が種類ごとに整理されておらず、その分類作業に時間を要しました。

クライアントや仕入先との契約、機密性の高い契約、人事関連の契約などをひとつずつ適切に分類し直す必要があり、作業負担は大きかったです。ただ、一度ベースを整えてしまえば、以降は日々発生する契約を処理するだけなので、現在は非常にスムーズに運用できています。

無駄な確認作業や過去契約書の探し回りの手間が激減

コントラクトマネジメントの導入前後で、業務フローはどう変わりましたか。 

導入前は、契約書をPDF化してファイルサーバーに保存し、必要なときにその都度人力で探していました。しかし、テキスト検索ができず、タイトルに頼るしかなかったため、探すのに時間がかかって契約が有効かどうかもすぐには判断できませんでした。契約管理台帳もなく、期限管理は担当者の記憶に依存していました。 

LegalOn導入前後の契約書管理フローの変化

一方、コントラクトマネジメント導入後は、契約書をアップロードするだけで、AIがタイトルや契約締結日、契約期間などを自動抽出し、契約データベースを構築できるようになりました。抽出内容は手動補正も入るため、精度の面でも安心して使えています。

コントラクトマネジメントモジュールでは、取り込んだ締結済み契約書の契約締結日、契約終了日、更新拒絶期限日などの基本情報が人手で確認・補正されます（手動補正サービス）。（※ 画像はイメージです）

契約書の原本保管や、電子契約書をファイルサーバーに保存する運用自体は変わりませんが、LegalOnにアップロードすることで契約情報が可視化され、状況把握や期限管理が格段にしやすくなりました。 

アクセス権限はどのように設定していますか。

管理者権限は3名で、契約書の登録は法務メンバーが行い、分類は私が担当しています。分類の際に閲覧範囲を判断し、フォルダ単位でアクセス権限を設定しています。コーポレート部門は基本的に全員が利用できるようにし、営業部門については責任者クラスを中心に約60名に閲覧権限を付与しています。操作は直感的で理解しやすく、「使い方がわからない」「フローが変わって戸惑った」といった声は特にありません。 

導入後の成果・効果について教えてください。

契約書の所在や内容に関する法務への問い合わせは確実に減りました。以前は倉庫から段ボールを取り寄せ、契約書を探すのに1～2日かかることもありましたが、今ではデータベース上で迅速に検索できるようになりました。

新規の契約書はすべてLegalOnにアップロードする運用にしているため、「LegalOnにない＝契約が存在しない」と判断でき、無駄な確認作業や探し回りもなくなりました。長年の課題だった部分は、大きく改善できたと感じています。

大量の契約書管理に頭を悩ます企業におすすめしたい

今後リーガルテックに期待することはありますか。

当社は「フルAIシフト宣言」を掲げており、AI活用には前向きです。契約書レビューのような定型的な業務は、今後さらにAIで効率化されていくと思います。一方で、個人的には契約書の数そのものを減らしていきたいという課題も意識しています。

理想は、契約書をクラウドで管理し、相手方法務と同じプラットフォーム上で直接やり取りできる環境です。ひな形を固定し、修正点は特約条項や別紙で管理すれば、履歴も分かりやすくなるでしょう。運用とテクノロジーの両面で、契約業務をよりシンプルにしてくれるリーガルテックの進化に期待しています。 

LegalOnをどのような企業にすすめたいですか。

契約管理体制が十分でない企業は、規模を問わず導入すべきです。契約件数が多いほど、人力やExcel、ファイルサーバーでの管理には限界があり、人件費や作業工数が膨らみます。法務人材の確保が難しくなる中、テクノロジーで代替できる部分は積極的に任せる方が合理的だと思います。契約審査から管理までを一気通貫で行えるLegalOnのような仕組みは、特に長い歴史を持ち、過去の契約書が大量に残っている企業にとって、大きな価値があると感じています。 

（取材日：2025年12月）※掲載内容は取材当時のものです。