紙中心の属人運用を脱却　LegalOnで契約とナレッジを一元管理

総合貿易商社の法務業務を3名で分担

茶谷産業株式会社　審査法務ユニット　マネージャー　佐々木將人 様

御社の事業内容について教えてください。 

佐々木様　茶谷産業は、自動車・産業機械・電子部品から建設資材、インテリア雑貨まで、多岐にわたる商材を扱う総合貿易商社です。1919年の創業以来「誠実と信頼」を理念に掲げ、国内外のパートナーと協業しながら事業領域を広げてきました。現在は中国、米国、中東、中南米、アフリカなど世界各地と輸出入取引を行っています。

法務部門の組織体制や業務内容、皆さまのキャリアについて教えてください。 

佐々木様　法務業務は取締役直轄の「審査法務ユニット」に所属する3名で担当しています。主な業務は与信管理と法務全般で、契約審査は福井と金井が一次審査を行い、私がマネージャーとして最終チェックをします。案件の担当については分野を固定せず、ユニット全体で情報共有しながら進める体制です。

福井様　私は専門職としての法務キャリアはなく、営業や輸出入管理、新規開発を経験した後、審査法務ユニットに異動して5年目になります。これまでの実務知識を生かして業務に取り組んでいます。

金井様　私は異業種から転職して2年半ほどです。前職では生産管理や購買を担当しており、法務を担当するのは当社が初めてです。 

どのような契約類型を扱うことが多いですか。 

佐々木様　最も多いのは秘密保持契約（NDA）と取引基本契約です。取引基本契約には売買契約や製造委託契約などが含まれ、年間で約200件を扱います。取引先は約1,000社あり、そのうち約100社が海外企業です。

属人的で非効率な契約管理の解消へ

茶谷産業株式会社　審査法務ユニット　福井康洋 様

現在「マターマネジメント」「コントラクトマネジメント」「サイン」を導入いただいています。LegalOnを導入した背景を教えてください。 

佐々木様　最大の理由は、契約書管理が属人的で非効率だったことです。

元々、契約書は営業部門ごとに保管しており、法務が全体を把握するのが困難な状態でした。それでは散逸するリスクがあるということで、法務部門での一括管理に切り替え、過去契約の回収とインデックス作成を進めたのですが、その作業が基本的に人力だったのです。手作業ゆえに抜け漏れが発生し、情報としての信頼性に課題が残りました。

また、親会社では法務が契約書を一元管理しており、その水準に近づけるという意図もありました。これらの背景から、確実で効率的な契約管理体制を構築するためにLegalOnの導入を検討しました。

紙の契約書が多い状況だったのですね。 

佐々木様　はい。当時も現在も契約書は紙が主体で、特に海外取引では紙の契約書が大半を占めています。LegalOn導入以前はそれら紙の契約書を回収して表紙を付け、五十音順・アルファベット順で仕分け、エクセルで台帳を作るなど、管理には膨大な工数がかかっていました。

「マターマネジメント」はどのような理由でご利用いただいていますか。

佐々木様　当初は契約管理ツールのみの導入を検討していたのですが、各社から提案を受ける中で「契約管理と案件管理は一体であるべき」という考えに至り、両方に対応できるサービスを探しました。

案件管理について、以前は案件受付がエクセル、紙、メールとバラバラで、転記作業や台帳管理に多くの工数がかかるという問題があったということもあります。進行中の案件管理自体に大きな問題はなかったものの、メンバーが増えたことで状況把握やナレッジ共有が難しくなり、法務情報を集約してチームで活用するため導入に至りました。

電子契約サービス「サイン」の導入はいかがですか。

佐々木様　実は、契約管理などと並行して電子締結サービスも検討していました。その中で国内企業が提供するサービスも複数検討したのですが、当社は海外企業が多く、「海外との取引において、ドメスティックな電子締結サービスが取引先に通じるのか」という懸念がありました。一方でLegalOnの「サイン」はバックグラウンドが米国企業提供の「Docusign」であるという点が決め手です。

 最近は相手方から電子契約を求められることも徐々に増えており、社内の紙中心の運用を見直しながら整備を進めています。

LegalOnの「サイン」モジュールのバックグラウンドには、10億人を超えるユーザーが利用する電子署名サービス「Docusign」が用いられている。（※ 画像はイメージです）

案件依頼のフローを変えずに導入を実現

茶谷産業株式会社　審査法務ユニット　金井唯衣 様

数あるツールの中でLegalOnを選んだ決め手は何でしたか。

佐々木様　案件管理から契約書管理まで一気通貫で対応できる点を重視し4社を比較したところ、LegalOnは全文検索、AI読み取り、オペレーター補正など、当社が求める機能が最も充実しており、できることについて取りこぼしがない点が大きな評価ポイントでした。価格も当社の方針に合致していたため、総合的な判断で導入を決めました。

案件管理ツールの導入に際し、運用フローが変わることによる事業部門の反発はありませんでしたか。

佐々木様　営業側の案件依頼の方法は従前メールによるものでしたが、そこに一切変更を加えなかったため反発はありませんでした。 

仕組みとしては以下のとおりです。まず、メールで案件を受け付けた際の返信メールのcc:にLegalOnのマターマネジメントの受付用アドレスを加えて返信します。そうすることで、LegalOnが自動で案件を立ち上げてくれます。それ以降はLegalOn上でやり取りを行うといった具合です。つまり、依頼する営業側からすると何も運用が変わっていないのです。 

導入にあたっては経営層の決済も必要でしたが、DXやAIの一般化も追い風となり、理解が得やすかったです。

運用で苦労した点などはありますか。 

金井様　コントラクトマネジメントの登録は私が担当していますが、特に戸惑うことはなく、直感的に操作できています。画面構成も分かりやすく、迷うことがほとんどありません。初めて使う人でも理解しやすく、業務にスムーズに組み込める印象です。 

佐々木様　以前は紙の契約書をファイリングし、インデックスを作るといった作業が必要でしたが、現在はPDF化した契約書をアップロードするだけで内容が自動抽出され、手入力が大幅に減りました。運用面での負荷は大きく改善されています。

契約管理の精度とスピードが飛躍的に向上

LegalOn導入による成果・効果を教えてください。 

佐々木様　一番大きいのは、契約管理の精度とスピードが飛躍的に向上したことです。また、導入以前の台帳管理ではどうしても記録の不備があり、営業から過去案件について問い合わせがきて該当契約書を探してもない、台帳にも記載がない、ということが稀にあったのですが、そういったことがなくなりました。そのような状態で以前は必要な契約書を探すのに1時間以上かかることもありましたが、今はクラウド化で瞬時にアクセスできるようになりました。

案件管理においても効果を実感しています。マターマネジメントによって状況が可視化され、メンバーそれぞれが自身のリソースに応じて案件を取得できるようになりました。以前は私が管理表を見ながら案件を割り振っていましたが、その管理工数も大きく減りました。

実務面でのメリットはいかがですか。

福井様　契約書の内容や期限を確認するために、以前は実物をキャビネットから取り出して読む必要があり、1件あたり1時間ほどかかることもありました。現在は一覧画面からすぐに内容を確認できるため、チェックにかかる時間が大幅に短縮されました。法務相談の記録も契約情報と紐づけて管理できるようになり、ユニット内で共有しやすくなりました。業務効率化とナレッジ活用の両面で大きなメリットを感じています。 

金井様　条文検索機能は特に重宝しています。文言に迷った際に類似契約をすぐ参照でき、自分が担当していない案件も含めて過去の知見を吸収できるようになりました。法務経験が浅くても、業務を進めやすい環境が整ったと感じています。

モジュール性のため中堅・中小企業にも最適

法務組織としての今後の展望を教えてください。 

佐々木様　これまで法務は、営業から持ち込まれた契約案件に対応する“受け身”の体制でしたが、今後は契約リスクを自ら検知し、関係部署に必要な契約締結や条項整備を働きかける、積極的な法務組織を目指したいと考えています。 

具体的には、コントラクトマネジメントのデータベースに「取引先コード」などの項目を追加し、それらを販売データと突合することで、「取引額が大きいのに基本契約がない案件や、条項不足のある契約を抽出する」といった仕組みを整えようとしています。

LegalOnのコントラクトマネジメントモジュールには、締結版契約書に自社独自の管理項目を作成できる「契約カスタム項目」機能が標準搭載。（※ 画像はイメージです） 

LegalOnはどのような企業におすすめでしょうか。

佐々木様　LegalOnは大企業だけでなく、中堅・中小企業にも適したサービスだと感じています。一つのプラットフォーム上で必要な機能だけを選んで組み合わせて導入でき、予算や規模、業務課題に応じた柔軟な運用が可能なためです。

特に「保管以上の契約管理ができない」と悩む企業には、契約情報の自動抽出や期限管理などの機能が大きな助けになるでしょう。複数案件の進捗管理やナレッジ共有にも適しており、一人法務から複数人体制まで幅広い組織でメリットを享受できると思います。

福井様　契約業務は全体像を把握しにくいものですが、LegalOnで一元管理できると案件整理がしやすくなり、業務の流れが格段にスムーズになります。効率化や管理精度を高めたい企業には、ぜひおすすめしたいツールです。 

金井様　法務経験が浅くても、過去案件を見返して学べる環境が整っているのがLegalOnの魅力です。法学部出身でなくても、専門経験が短くても、ナレッジを補いながら確実に業務を進められます。経験の浅い法務担当者にとっても心強いサービスだと感じています。

（取材日：2025年11月）※掲載内容は取材当時のものです。